書類を整理する方法

書類-GOST R 51141-98「ペーパーワークとアーカイブ。用語と定義」で管理される、この特定の組織の管理のためのドキュメントとドキュメントのサポートを使用します。 事務処理の組織は、企業の現在の活動における着信、発信、および内部文書の登録、保管、および使用の組織です。

取扱説明書

1

事務作業を整理するときは、会社、組織、地理的に離れたユニットまたは支店のいずれであるかを判断し、この事実を考慮して、これらのユニットとやり取りするメカニズムを検討してください。 それらの事務システムは、登録時および事務処理中の問題を回避するために、本社と同一である必要があります。

2

使用する既存の書類形式のうち、集中型、混合型、分散型のどれを使用するかを考えてください。 これらの選択により、企業の構造（地理的に離れたユニットがあるかどうか）およびオフィス管理サービスの技術機器が決まります。 このサービスが小規模で技術的に提供されていない場合、その機能の一部はユニットに転送されます。 この場合、混合事務処理が行われます。 このサービスに必要なすべての人員、ハードウェア、およびソフトウェアが装備されている場合、この形式の記録保持は一元化されます。

3

各構造単位で、事務処理を実行する特別な人員配置単位を選択します。 これが不可能な場合は、主な職務の遂行と事務員の機能を組み合わせた別の従業員を任命します。

4

ケースの数と命名法を決定します。これには、すべての受信ドキュメント、送信ドキュメント、および内部ドキュメントが含まれます。 これらが上位（親）組織からの文書である場合、検討のためにヘッドに提出されます。 下位組織の文書は、それらとの連携を担当する副部長に検討するために提出する必要があります。 それに応じて、市民の訴え-その代議員に、人々と働く義務を委ねられている。

5

特派員の輪を特定したら、この文書が属する特派員グループをすぐに判別できる分類子を作成します。 たとえば、公的機関にはコード01、上位組織の手紙にはコード02、サプライヤーにはコード03、顧客にはコード04などを割り当てます。 これは、組織内のドキュメントの移動を効率化するのに役立ちます。

6

ワークフローを実行する形式を、雑誌またはカードで決定します。 両方のフォームは、特別な電子文書管理プログラムで実装されています。 それでもこのようなプログラムを購入できない場合は、電子文書登録ジャーナルを使用し、Excelで実行できます。