供給契約を合理化する方法

会社の文書は順番に保管する必要があります。 他のビジネスペーパーの中から商品の供給に関する適切な契約を簡単に見つけることができるように、それらのために別個のシェルフまたはフォルダーを作成する価値があります。 しかし、それだけではありません。 契約自体も合理化する必要があります。

取扱説明書

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整理したい契約をすべて集めて評価します。 それらがどのくらいの頻度で、どのパートナーと締結されるかに注意してください。 これは、ドキュメントを分類する方法を選択するのに役立ちます。

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多くのパートナーがいる場合、契約の締結日までに契約を手配する方法の方が適しています。 長期間にわたって同じ会社と契約が締結された場合、取引先ごとに別のカテゴリー（フォルダー）にグループ化できます。 また、場合によっては、パートナー企業の名前のアルファベット順で契約を整理するだけで十分です。

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どの方法を選択しても、膨大なフォルダーを使用するのは非常に不便であることを忘れないでください。 契約を確認し、有効期限が切れた契約を共通の山から削除します。 それらに対して個別のフォルダーを作成します。 このような契約は、ほとんどの場合、ケースからケースにのみ適用され、日常業務では必要ありません。

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契約を時系列で整理するときは、文書の保守と保管の一般原則を順守してください。 頻繁に使用されるフォルダーでは、最近締結された契約が一番上にあります。 以下は、期限が早い文書です。 それどころか、アーカイブに提出するときは、最初のものが一番上になり、最後の契約が以下に締結されます。

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マーカー、ラベル、ブックマーク、およびその他の事務用品を使用して、あるカテゴリを別のカテゴリから視覚的に分離します。 これらの区切り文字がフォルダー内で明確に強調表示されていることを確認してください。 これにより、必要なドキュメントの検索が非常に容易になります。

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商品の供給に関するすべての契約が適切な方法でフォルダーに配置された後、文書の登録簿をコンパイルしてください。 表紙にそれを取るか、すべての契約の上にフォルダに入れてください。 レジストリに空白行を残します。 新しい契約を挿入するとき、その契約に関する情報を登録簿に入力します。